"So geht Büro heute!" von Jürgen Kurz und Marcel Miller
Vereinfachung, Flexibilität und Mobilität sollten den Alltag in unseren Büros und die Mediennutzung von jedem prägen – vom Schüler bis zum Rentner. Die Realität sieht allerdings anders aus. E-Mails verarbeiten, Termine planen, offene Vorgänge im Blick behalten und Dateien übersichtlich ablegen sind nur einige der täglichen Herausforderungen, die So geht Büro heute! von Jürgen Kurz und Marcel Miller zu einem höchst wirksamen Workflow verbindet. Folgender Textauszug zeigt, dass zur Bekämpfung des digitalen Wahnsinns auch etwas Überwindung gehört. Denn E-Mail-Programme geben die Möglichkeit der asynchronen Kommunikation – nutzen wir sie!
E-Mail-Verarbeitung
Das Versenden von E-Mails ist ja eigentlich eine klasse Sache:
- Informationen können dem Empfänger zugestellt werden, ohne seinen Arbeitsablauf zu unterbrechen
- Sie erreichen den Adressaten, auch wenn er abwesend ist
- Sie können Dateien übermitteln, die vom Empfänger weiterbearbeitet werden.
- Ohne Aufwand können Sie einer Gruppe Infos senden.
Soweit die Theorie. In der Praxis ist der Umgang mit Outlook für viele zum Stressfaktor geworden. Unsere Studie zeigt: Mittlerweile finden sich genauso viele Menschen, die denken, dass E-Mails ihren Alltag erleichtern, wie solche, die denken, dass E-Mails für ihren Alltag in Summe Mehrarbeit bedeuten. Es ist freilich nicht das Medium E-Mail problematisch. Entscheidend ist die Frage, wie wir die Möglichkeiten nutzen.
Ich, Marcel Miller, muss da an den Leiter eines mittelständischen Betriebes denken. Er hatte mich für ein Outlook-Coaching gebucht. Der Mann hatte zum Zeitpunkt des Coachings etwa 10.000 ungelesene E-Mails und wollte erfahren, wie er noch effizienter mit Outlook umgehen kann. Er arbeitete mit voller Kraft an seinen Mails (auch am Wochenende), die er nach der Bearbeitung in einem von etwa 500 E-Mail-Ordnern ablegte. Trotz seines beeindruckenden Fleißes war an den meisten Tagen die Zahl der ungelesenen Mails am Abend größer als am Morgen.
Die gute Nachricht lautet: Das muss nicht sein. Ein leerer Posteingang und ein E-Mail-Archiv ohne Ordner, in dem Sie in Sekundenschnelle gewünschte Mails finden, sind möglich! In diesem Kapitel finden Sie praxiserprobte Tipps, die zeigen, wie es besser geht. Entdecken Sie, wie einfach es ist, den Ärgernissen mit E-Mails ein Ende zu bereiten und von den Chancen zu profitieren, die Outlook bietet. Mit jedem Tipp, den Sie umsetzen, wird sich Erleichterung einstellen. Sie haben unser Wort!
Werden Sie bei jeder neu eingehenden E-Mail abgelenkt und sind versucht, diese sofort zu lesen?
Eingehende E-Mail-Nachrichten nehmen einen der größten Posten ein, wenn es um Störungen am Arbeitsplatz geht. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen gerade an einer dringenden Kalkulationstabelle für einen Kunden und
- plötzlich ertönt ein kurzes Tonsignal,
- Ihr Mauszeiger verändert sich für einen Augenblick,
- am unteren rechten Bildschirmrand poppt die Meldung einer neuen E-Mail auf und
- in der Taskleiste erhält Outlook ein Symbol mit einem ungeöffneten Briefumschlag.
Klar, dass dies zum Öffnen der neuen E-Mail verführt. Wenn man jetzt im Schnitt mit 30 E-Mails pro Tag rechnet, wird man ca. jede Viertelstunde von einer neu eingehenden E-Mail unterbrochen.
Standardmäßig sind in Outlook die Benachrichtigungen für neue E-Mails aktiviert. Wir empfehlen Ihnen, die Benachrichtigungen für neue E-Mails zu deaktivieren. Denn E-Mails müssen nicht sofort, nach dem man sie erhalten hat, gelesen und bearbeitet werden. Die Möglichkeit der asynchronen Kommunikation ist ja gerade eine Stärke von E-Mails.
Klicken Sie in Outlook oben links auf den Reiter „Datei“. Wählen Sie nun links in der Menüleiste den Button „Optionen“ aus.
Folgendes Fenster öffnet sich:
Die Autoren
Jürgen Kurz ist Geschäftsführer der tempus GmbH und der Büro-Kaizen® GmbH. Er gilt als führender Experte in Sachen Büro-Effizienz. Mit seiner Hilfe konnten bereits Tausende Unternehmen aller Größenordnungen die Verwaltung optimieren und die Chancen der Digitalisierung nutzen. Die tempus GmbH wurde wiederholt, zuletzt 2018, als bester Arbeitgeber in Baden-Württemberg (zehn bis 49 Mitarbeiter) ausgezeichnet (Great Place to Work®). Jürgen Kurz ist Autor der Bücher "Für immer aufgeräumt" und "Für immer aufgeräumt – auch digital".
Marcel Miller ist Bereichsleiter Büro-Kaizen digital und Mitglied der Geschäftsleitung der tempus GmbH. Seine Schwerpunkte als „Experte für digitale Organisation“ (Wirtschaftswoche) liegen in den Bereichen Büro-Kaizen, Prozessoptimierung sowie effektives Arbeiten mit Outlook und OneNote. In Seminaren und Beratungen begeistert er die Menschen damit, dass er praktikable Lösungen für ein erfolgreiches digitales Arbeiten für jeden ganz individuell zur Hand hat. „Digitaler Minimalismus“ ist sein Motto. Sein YouTube-Kanal Büro-Kaizen digital hatte schon wenige Monate nach dem Start eine sechsstellige Zahl von Aufrufen.