"So geht Büro heute!" von Jürgen Kurz und Marcel Miller

Wer den täglichen Orga-Wahnsinn im Büro in den Griff kriegen möchte, kommt um Jürgen Kurz und Marcel Miller nicht herum. Mit So geht Büro heute! geben die Experten für Büro-Kaizen® jedem wertvolles Know-how an die Hand, der Impulse für eine effizientere Nutzung seiner Hard- und Software sucht. Worauf Sie in ihrem Buch zählen können und worum es nicht geht, lesen Sie im folgenden Auszug.

Aufbau und mögliche Wirkungen des Buches

Im Kapitel zu den Büro-Kaizen®-Prinzipien haben Sie den Leitsatz „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz" kennengelernt.

Dieses Prinzip gilt auch beim digitalen Arbeiten:

■ Es gibt einen Ort für den Posteingang: Outlook.

■ Es gibt einen Ort für Ihre Termine: Ihren Kalender in Out­look.

■ Es gibt einen Ort für die Steuerung offener Vorgänge: Ihre Aufgabenliste in Outlook.

■ Es gibt einen Ort für die Ablage von Informationen, die zu Ihren offenen Vorgängen gehören: OneNote

■ Es gibt einen Ort für die Ablage Ihrer Dokumente: OneDrive

Sie haben es schon bemerkt: Die Software, anhand derer wir das Vorgehen beschreiben, besteht aus Standardprogrammen von Microsoft, die in vielen Büros verbreitet sind. Das machen wir nicht, weil wir so große Fans dieses Unternehmens aus Redmond/USA sind, sondern weil wir an dem anknüpfen wollen, was viele Leser aus dem Alltag bereits kennen, aber noch nicht richtig ausschöpfen. Das beschriebene Vorgehen ist auch mit ähnlichen Programmen möglich.

Aufbau des Buches

In diesem Buch schauen wir uns die eben genannten Orte des digitalen Arbeitens und deren Zusammenspiel genauer an:

■ den Posteingang in Outlook,

■ den Kalender in Outlook,

■ die Aufgabenliste in Outlook,

■ die Organisation von Informationen in OneNote sowie

■ die Ablage von Dokumenten in OneDrive.

Das Buch hat zwei Teile:

In Teil I geht es um die fünf großen Handlungsfelder, die beim digitalen Selbstmanagement eine Rolle spielen:

1. E-Mail-Verarbeitung

2. Terminplanung

3. Auf gabenmanagement

4. Offene Vorgänge

5. Dateiablage

Anhand typischer Arbeitssituationen sehen Sie anschließend in Teil II, wie die Verzahnung dieser fünf Handlungsfelder Ihre Arbeit erleichtern kann.

Worum es in diesem Buch nicht geht

Sie wissen nun, was Sie von diesem Buch erwarten können. Doch sollen Sie auch wissen, wo die Grenzen liegen.

Wird das Arbeiten digitaler, dann kommen auch Fragen der Datensicherheit und des Datenschutzes auf:

■ Es ist klar, dass regelmäßige – am besten automatisierte – Backups Pflicht sind, um etwaige Datenverluste zu vermeiden. Das gilt für alle eingesetzten Geräte, also für Notebooks und Mobiltelefone sowie für Tablets, falls Sie diese nutzen.

■ Klar ist auch, dass der Zugriff auf die Daten per Computer sowie Mobilgerät nur durch berechtigte Personen erfolgen darf und entsprechende Vorkehrungen zu treffen sind, um missbräuchliche Nutzungen zu verhindern.

Doch diese Aufgaben bilden ein Thema für sich und verdienen ein eigenes Buch, verfasst von entsprechenden Experten – nicht aber von Fachleuten für Büro-Effizienz. Daher werden Sie hier keine Ausführungen dazu finden, wie Backups eingerichtet und gepflegt sowie unberechtigte Zugriffe verhindert werden.

Mögliche Wirkungen des Buches

Vor dem Durcharbeiten des Buches treffen auf Ihre Situation vermutlich einige der folgenden Aussagen zu. Markieren Sie gerne, welche der folgenden Sätze Ihre Arbeit derzeit passend beschreiben:

■ Ich bearbeite Mails und Dateien vor allem am Schreibtisch. Bin ich unterwegs, etwa anlässlich eines Kunden- oder Messebesuches, habe ich keinen Zugriff auf die Daten meines Unternehmens.

■ Benötige ich während einer Reise Zugriff auf Unterlagen, finde ich diese auf der Festplatte meines mitgeführten Notebooks oder in ausgedruckter Form.

■ Nach der Rückkehr stapeln sich unbearbeitete E-Mails in meinem Posteingang.

■ Der Dateibestand des Laptops muss mit dem Datenbestand im Büro abgeglichen werden.

■ Die Durchlaufzeiten sind unnötig lang.

■ Für die einzelnen Handlungsfelder gibt es keine Spielregeln. Jede meiner Kolleginnen und jeder meiner Kollegen handelt so, wie sie und er es sich angewöhnt hat – ob das nun sinnvoll und effizient ist oder nicht.

Das Buch zeigt Ihnen, wie Ihr neuer digitaler Workflow aussehen kann. Sie sind eingeladen, nach dem Durcharbeiten des Buches und dem Umsetzen der Anregungen auf diese Seite zurückzukehren.

Im Idealfall werden Sie feststellen, dass sich Ihre Situation verändert hat:

■ Egal, wo ich mich befinde: Ich habe Zugriff auf aktuelle Daten und kann diese bearbeiten sowie neue Dateien in den zugehörigen Ordnern ablegen.

■ Es ist klar, welche Datei an welcher Stelle abgelegt und gefunden wird – auch Teammitglieder finden sich sofort zurecht, weil die Struktur so einleuchtend ist.

■ Auch Mails werden von unterwegs bearbeitet und belasten mich nicht mehr nach der Rückkehr an den Schreibtisch.

■ Ich bin jederzeit auf dem aktuellen Stand und Herr der Lage.

■ Die Durchlaufzeiten haben sich verringert.

■ Egal, welche Voraussetzungen ich mitbrachte: Ich weiß nun, wie ich mich weiter in Richtung eines digital gestützten Arbeitens entwickeln kann.

■ Die einzelnen Handlungsfelder habe ich mit Blick auf die heutigen Möglichkeiten eines effizienten und mobilen Arbeitens systematisch durchdacht.

■ Es gibt arbeitsplatzübergreifende Spielregeln. Jeder erledigt seine Arbeit so, dass sie effizient bewältigt wird.

Die Autoren

Jürgen Kurz ist Geschäftsführer der tempus GmbH und der Büro-Kaizen® GmbH. Er gilt als führender Experte in Sachen Büro-Effizienz. Mit seiner Hilfe konnten bereits Tausende Unternehmen aller Größenordnungen die Verwaltung optimieren und die Chancen der Digitalisierung nutzen. Die tempus GmbH wurde wiederholt, zuletzt 2018, als bester Arbeitgeber in Baden-Württemberg (zehn bis 49 Mitarbeiter) ausgezeichnet (Great Place to Work®). Jürgen Kurz ist Autor der Bücher "Für immer aufgeräumt" und "Für immer aufgeräumt – auch digital".

Marcel Miller ist Bereichsleiter Büro-Kaizen digital und Mitglied der Geschäftsleitung der tempus GmbH. Seine Schwerpunkte als „Experte für digitale Organisation“ (Wirtschaftswoche) liegen in den Bereichen Büro-Kaizen, Prozessoptimierung sowie effektives Arbeiten mit Outlook und OneNote. In Seminaren und Beratungen begeistert er die Menschen damit, dass er praktikable Lösungen für ein erfolgreiches digitales Arbeiten für jeden ganz individuell zur Hand hat. „Digitaler Minimalismus“ ist sein Motto. Sein YouTube-Kanal Büro-Kaizen digital hatte schon wenige Monate nach dem Start eine sechsstellige Zahl von Aufrufen.