"Erfolgreich digital zusammen arbeiten" von Jürgen Kurz, Patrick Kurz und Marcel Miller

Für die normale Arbeit im Büro reicht es aus, wenn Sie sich auf die folgenden Programme beschränken:

Schauen wir uns das ein wenig genauer an und beginnen wieder mit dem Thema Selbstmanagement. Die persönliche Organisation kann nach wie vor am effizientesten mit den drei Programmen Outlook, OneNote und OneDrive gestaltet werden.

Über Outlook erledigen Sie nach wie vor das Verarbeiten Ihrer E-Mails. Das Programm stellt auch weiterhin den persönlichen Kalender sowie Ihre persönliche Aufgabenliste bereit. Damit haben Sie Ihre E-Mails, Termine und Aufgaben im Griff.

Einige Tipps zum Verarbeiten von E-Mails finden Sie als Gratis-Download auf der Website zum Buch unter: www.buero-kaizen.de/edza

Die digitalen Notizbücher in OneNote sind auch weiterhin bestens für jegliche Form digitaler Dokumentation geeignet – sei es für das Festhalten bestimmter Informationen, Entscheidungen oder Ergebnisse für persönliche Projekte, die Vorbereitung von Terminen, die persönlichen Protokolle von Gesprächen oder auch das eigene Wissensmanagement.

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OneNote in Microsoft Teams integrieren

OneNote ist der Ort für das, was früher auf Papier notiert wurde. Das gilt für persönliche Notizen. Und auch für die Zusammenarbeit im Team bleibt OneNote wichtig: Für das Team werden die geteilten Notizbücher zur zentralen Dokumentationsplattform. Sie lassen sich als eine der weiter unten erwähnten Hub-Anwendungen leicht in Microsoft Teams integrieren.

Zwei Möglichkeiten

Microsoft 365 bietet zwei cloudbasierte Speichermöglichkeiten, nämlich SharePoint und OneDrive. Somit stellt sich die Frage: Wann nutzen Sie welches Tool?

Wir empfehlen folgende Unterscheidung:

• SharePoint stellt die digitalen Aktenschränke für die gemeinsam genutzten Dokumente dar, die im Laufe der Zusammenarbeit entstehen.
• OneDrive dagegen ist der persönliche Cloudspeicher für jeden einzelnen Mitarbeiter.

In Teams integriert

SharePoint ist dabei eng mit Microsoft Teams verwoben und automatisch in alle dort erstellten Teams und Kanäle integriert. Das bedeutet: Wer mit Microsoft Teams arbeitet, der nutzt SharePoint bereits automatisch.

Vorteile des Speicherns in der Cloud

Per SharePoint (wie übrigens auch per OneDrive) kann auf alle Dokumente standort- und geräteunabhängig jederzeit zugegriffen werden (vorausgesetzt, es besteht eine Internetanbindung). Dokumente und Ordner können mit anderen Personen geteilt und Microsoft-365-Dokumente wie etwa Worddateien sogar zeitgleich gemeinsam mit anderen Personen bearbeitet werden.

Microsoft Teams ist das Herzstück

Das Programm Microsoft Teams ist definitiv das Herzstück für die Organisation der Zusammenarbeit mittels Microsoft 365. Das hat vor allem zwei Gründe:

1. Durch die verschiedenen Möglichkeiten digitaler Kommunikation erleichtert es Microsoft Teams Gruppen, miteinander zu arbeiten, auch wenn sich die einzelnen Mitglieder der Gruppen an völlig verschiedenen Orten befinden. Sowohl Chatnachrichten zwischen einzelnen Mitarbeitern als auch die Kommunikation ganzer Teams in Kanälen sind möglich – sowohl schriftlich als auch per (Video-)Telefonie. Microsoft Teams ist damit eine Art virtuelles Teambüro, in dem die Zusammenarbeit stattfindet.

2. Microsoft Teams ist eine sogenannte Hub-Anwendung. Dies bedeutet, dass das Programm Microsoft Teams zusätzlich zu seinen Grundfunktionen um Funktionalitäten anderer Programme erweitert werden kann. Wie bei einem Puzzle werden diese Funktionen modular in die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams integriert. Das macht es möglich, sie aus Microsoft Teams heraus zu bedienen.

Bei Bedarf können so zum Beispiel gemeinsame OneNote-Notizbücher oder auch eine Planner-Aufgabenübersicht für die gemeinsame Steuerung von Projekten integriert werden. Damit wird Microsoft Teams zur zentralen Klammer, welche die verschiedenen Microsoft 365-Tools für eine möglichst einfache Nutzung innerhalb einer Oberfläche bündelt.

Ein guter Mix für den Start

Die skizzierten fünf Tools – Outlook, OneNote, SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams – bilden aus unserer Sicht die sinnvollen Säulen für eine erfolgreiche (Zusammen-)Arbeit mit Microsoft 365. Dieser Toolmix hat sich nicht nur in unserer eigenen Praxis, sondern auch in vielen Beratungsprojekten als sinnvoller Start für das Nutzen der Möglichkeiten von Microsoft 365 bewährt.

Im Bereich des digitalen Arbeitens gilt für uns seit Jahren ein Mantra: „Keep it simple“. Mit Blick auf die EDV könnte man auch schreiben: „Keep IT simple“. Mit anderen Worten: Lassen Sie sich von den zahlreichen Tools, die Microsoft 365 mit sich bringt, nicht verwirren. Konzentrieren Sie sich auf die genannten fünf Säulen.

Der Fokus auf die fünf genannten Tools, die untereinander perfekt harmonieren, machen die Selbst- und Teamorganisation mit Microsoft 365 für alle Beteiligten klar und verständlich. Mit diesem 5-Säulen-Workflow können auch Sie mit Ihrem Team garantiert erfolgreich digital zusammen arbeiten.