"Erfolgreich digital zusammen arbeiten" von Jürgen Kurz, Patrick Kurz, Marcel Miller
E-Mail, Telefon, Skype, Microsoft Teams, CRM, WhatsApp, Share-Point-Arbeitsräume – wie soll man da vor lauter Kommunikation den Überblick behalten? Allein das Beobachten der verschiedenen Kommunikationstools frisst oft mehr Zeit, als die Nutzung der jeweiligen Features einspart. Good news: Mithilfe von Microsoft Teams können wir die Zahl der Werkzeuge deutlich reduzieren. Denn die Kommunikation verlagert sich hier auf eine Plattform: Microsoft Teams. Wie Sie diese richtig nutzen, damit sie der Turbo für Ihre Arbeit wird, zeigen Jürgen Kurz, sein Sohn Patrick Kurz und Marcel Miller in ihrem gemeinsamen Werk Erfolgreich digital zusammen arbeiten. Dabei stellt das Autorentrio vier Kommunikationswerkzeuge vor: Chats, Kanäle, Besprechungen und Anrufe. Mehr über die Unterhaltung zwischen Teammitgliedern in Kanälen erfahren Sie jetzt in einer Leseprobe.
Kanäle
An das Team gerichtet, nicht dringend
Microsoft Teams ist so angelegt, dass Teilnehmer eines Teams in Kanälen kommunizieren, die für dieses Team erstellt wurden. Eine Nachricht an ein Team innerhalb eines solchen Kanals wird Beitrag genannt. Beiträge nutzen Sie für Themen, die das Team angehen und die nicht dringend sind. Es bleibt den Teilnehmern des Teams überlassen, wann sie den Beitrag lesen und bei Bedarf antworten.
Vorteile gegenüber E-Mails
Ein solcher Beitrag ist vergleichbar mit einer E-Mail an einen E-Mail-Verteiler: Jedes Mitglied dieses Verteilers bekommt die Nachricht zugestellt. Mit einem Beitrag in einem Kanal Ihres Teams können Sie aber einen wesentlichen Nachteil von Emails beheben: Alle Informationen befinden sich für alle beteiligten Personen jederzeit an einem definierten Platz und nicht über diverse E-Mail-Postfächer verstreut. Zudem kann das Projektteam jederzeit erweitert werden, ohne dass die gesamte Kommunikation und die zugehörigen Dokumente via E-Mail nachgereicht werden müssen.
Alles im zugehörigen Kanal
Für die schriftliche Kommunikation innerhalb eines Teams kann daher gelten: Alles, was es über das betreffende Thema oder Projekt zu sagen gibt und für alle Mitglieder des Kanals relevant ist, gehört ab sofort nur noch an einen Ort: nämlich in den passenden Kanal.
Beispiel: Kanal „Veranstaltungen“
Beispiel: Es gibt das Team „Marketing“, das die Aufgabenbereiche Printmedien, Social Media, Veranstaltungen sowie Website bearbeitet. Zu jedem Aufgabenbereich wurde ein Kanal erstellt. Alles, was das Team „Marketing“ zum Thema „Veranstaltungen“ kommuniziert, wird in den zugehörigen Kanal „Veranstaltungen“ geschrieben.
Neue Unterhaltung starten
1. Wechseln Sie im Hauptmenü zum Bereich „Teams“
2. Wählen Sie den Kanal eines bestehenden Teams aus.
3. Geben Sie nun Ihre Nachricht ein und senden Sie diese anschließend ab.
Informationen mitteilen
Wenn Sie eine neue Unterhaltung in einem Kanal starten, bekommt jedes Mitglied des Teams diese Nachricht. Um beim Beispiel mit der Kommunikation im Marketingteam zum Thema „Veranstaltungen“ zu bleiben: Im Prinzip funktionieren Kanäle so, als würde man einen E-Mail-Verteiler für das Thema „Veranstaltungen“ erstellen und nun immer alle Mitarbeiter des Marketingteams anschreiben. Geht es um Informationsverteilung, ist das auch völlig in Ordnung.
Einzelpersonen ansprechen
Möchten Sie jedoch gezielt einzelne Personen ansprechen und erwarten Sie von diesen eine Reaktion, dann setzen Sie @Erwähnungen ein. Das funktioniert so:
1. Sie tippen das @-Symbol in das Nachrichtenfeld (1).
2. Sie bekommen nun automatisch die Mitglieder des Kanals als Auswahlmöglichkeit in einem Vorschaufenster angezeigt (2). Wählen Sie die anzusprechende Person aus.
3. Nach dem Absenden erhalten die per @ erwähnten Personen im Bereich „Aktivität“ einen entsprechenden Hinweis, aus dem hervorgeht, dass sie erwähnt wurden.
Die Nachricht ist auch für alle anderen Mitglieder des Kanals sichtbar.
Arten von @Erwähnungen
Es sind verschiedene Arten von @Erwähnungen möglich:
- @Vorname Nachname erwähnt eine Einzelperson. Sie können mehrere Einzelpersonen in einer Nachricht erwähnen, wenn Sie jeweils erneut das @-Symbol voranstellen.
- @Kanalname informiert alle Teilnehmer eines Kanals in einem Team. Sie sparen so Zeit und müssen nicht mühsam alle Teilnehmer manuell erwähnen. Diese Funktion sollte nur dosiert eingesetzt werden.
- @Teamname erwähnt alle Mitglieder eines Teams und zieht damit den Empfängerkreis möglicherweise noch größer. Statt @Teamname können Sie auch @Allgemein schreiben, denn im Kanal „Allgemein“ sind automatisch alle Teilnehmer des Teams enthalten.
Über welche Aktivitäten Sie im Bereich „Aktivität“ informiert werden, können Sie in Ihren persönlichen Einstellungen festlegen.
Antworten
Um auf einen Beitrag zu reagieren, nutzen Sie die Antworten-Funktion. Die Antworten werden durch Microsoft Teams automatisch zu einer Unterhaltung gruppiert. Dadurch wird optimaler Lesefluss erzielt:
Wird auf eine Unterhaltung geantwortet, rutscht diese automatisch nach „vorne“ zu den Beiträgen des heutigen Tages. So ist Aktuelles immer im Blick.
Private Kanäle
Themen für den kleinen Kreis
Auch in von Vertrauen geprägten Teams gibt es Themen, die besser in einem kleinen, geschlossenen Personenkreis innerhalb des gesamten Teams zu besprechen sind, ohne dass jeder Teilnehmer des Teams involviert ist.
Beispiel: Zwei Führungskräfte
Denken Sie etwa an zwei Führungskräfte, die in einem gemeinsamen Projekt arbeiten und sich zu Vorüberlegungen abstimmen wollen, die noch nicht „spruchreif “ sind. Diese beiden müssen hierzu nicht ein neues Team erstellen, das aus diesen Führungskräften besteht. Sie legen hierfür einfach innerhalb des Teams einen privaten Kanal an und gewähren nur dieser kleinen Personengruppe Zugriff darauf.
Alternative: Chat
Ein solcher privater Kanal kann sinnvoll sein, wenn Abstimmungen im kleinen Kreis während der gesamten Projektdauer geführt werden und entsprechende Protokolle, Sitzungen und Dateien anfallen. Sind nur wenige, kurze Abstimmungen nötig, können die Führungskräfte auch einen Chat außerhalb des Kanals verwenden. Dort sind dann allerdings möglicherweise auch Chatnachrichten zwischen den beiden enthalten, die nichts mit dem Thema des Kanals zu tun haben.
Vorteile privater Kanäle
Das Arbeiten mit privaten Kanälen hat folgende Vorteile:
- Sie schützen die Kommunikation als auch die zugehörigen Dateien vor unbefugtem Zugriff.
- Unbeteiligte werden nicht durch für sie irrelevante Mitteilungen und Informationen belastet – die Informationsflut wird für die nichtteilnehmenden Teammitglieder entsprechend eingedämmt.
Einschränkungen privater Kanäle
Bevor Sie sich für die Arbeit mit einem privaten Kanal entscheiden, sollten Ihnen die folgenden Einschränkungen klar sein:
- Wird ein privater Kanal erstellt, dann ist er mit dem übergeordneten Team verbunden. Er kann nicht in ein anderes Team verschoben werden.
- Private Kanäle können nicht im Nachhinein in Standardkanäle umgewandelt werden; das gilt auch umgekehrt.
Mehr über das Nutzen von Kanälen oder über andere Kommunikationswerkzeuge von Microsoft Teams wie Chats, Besprechungen oder Anrufe erfahren Sie im gemeinsamen Whitebook Erfolgreich digital zusammen arbeiten von Jürgen Kurz, Patrick Kurz und Marcel Miller. Zahlreiche spannende Gratis-Downloads und Videos finden Sie auf der Website zum Buch unter: www.buero-kaizen.de/edza.
Für alle, die gerne noch mehr über das Werk wissen wollen, ist neben der GABAL Podcast-Episode mit Jürgen Kurz auch das YouTube-Video des Expertenteams interessant, in dem sie ihren Ratgeber höchstpersönlich vorstellen. Auch ein Blick in unsere Klug-durch-die-Krise-Reihe lohnt sich, in der Marcel Miller ein kleines Video-Tutorial zum Thema Dateiablage hält und viele praktische Ratschläge in dieser außergewöhnlichen Zeit gibt.
Die Autoren
Jürgen Kurz, Erfinder von Büro-Kaizen®, gilt als Deutschlands „führender Effizienzprofi“ (u.a. Spiegel Online). In den vergangenen 20 Jahren hat der erfahrene Unternehmer und Geschäftsführer tausende Unternehmen bei ihrer Prozessoptimierung und Digitalisierung im Büroumfeld unterstützt. Unter seiner Leitung wurde die tempus GmbH 2020 unter die besten Arbeitgeber Deutschlands im kleinen Mittelstand (bis 49 Mitarbeiter) gewählt. Sein 2019 mit Marcel Miller veröffentlichtes Buch „So geht Büro heute!“ erreichte bei Amazon Platz 1 (von 28 Mio. Titeln).
Patrick Kurz ist der Experte für modernes und agiles Arbeiten. Inspiriert von zahlreichen Reisen ins Silicon Valley und nach China verbindet er innovative Arbeitsweisen mit bewährten Büro-Kaizen-Prinzipien. Als Geschäftsführer hat er die Büro-Kaizen GmbH mit einer Online-Lernplattform sowie Online-Schulungen und -Coachings für das digitale Zeitalter aufgestellt.
Marcel Miller, „der Experte für digitale Effizienz“ (FOCUS Online), kennt alle Kniffe im Umgang mit Microsoft 365. Seine Leidenschaft ist es, seinen Kunden in Seminaren und Online-Kursen zu zeigen, wie man dank digitaler Tools mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gewinnt. Der Geschäftsführer der Büro-Kaizen GmbH plädiert für digitalen Minimalismus: die sinnvolle Auswahl von Hard- und Software – intelligent miteinander verknüpft.