Gut gebrieft ist halb gewonnen! - Checkliste

Gebrieft wird heute nicht nur für Werbeagenturen und kreative Dienstleister – Briefings kommen überall und ständig in Unternehmen zum Einsatz. Dennoch gibt es viel zu wenig Know-how in diesem Bereich und demzufolge viel zu viele schlechte Briefings, die zu schlechten Ergebnissen führen. Das muss nicht sein!

Orientieren Sie sich vor Ihrem nächsten Briefing an der folgenden Checkliste. Dabei handelt es sich um einen Auszug aus dem Buch Gute Briefings von Ute Flockenhaus. Die vollständige Checkliste finden Sie im Buch. Sie ist für den Projektleiter aufseiten des Briefinggebers gedacht. Überprüfen Sie, ob Sie alle wichtigen Punkte vor und während des Briefings bedacht haben, und haken Sie die erledigten Punkte ab. Alternativ können Sie die Liste auch als Vorlage verwenden, um eine eigene Checkliste zu erstellen, die passgenau auf Ihr Projekt zugeschnitten ist.

Was Sie vor dem Briefing checken sollten

  • Sind intern alle Eckdaten des Projektes geklärt: Gegenstand des Projektes, Ziele, Termine, Budget?
  • Stehen alle Dienstleister (Agentur, Druckerei) fest oder müssen Angebote eingeholt werden?
  • Ist im Team geklärt, wer welche Funktion in dem Projekt hat? Wer ist verantwortlich für was, wer ist entscheidungsbefugt?
  • Sind alle nötigen Arbeitsschritte inklusive Timeline und Verantwortlichkeiten erfasst?
  • Wurde daran gedacht, Pufferzeiten bei der Terminierung der Arbeitsschritte einzuplanen?
  • Wurde ein Budget erstellt und an alle Kosten gedacht?
  • Berücksichtigt die Planung den „Faktor Mensch“ ?
  • Gibt es eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im Team und mit den Briefingpartnern?
  • Ist das schriftliche Briefing gut strukturiert?
  • Ist der Kommunikationsstil kurz und präzise?
  • Wurden Fachtermini vermieden oder erklärt?
  • Ist der Gegenstand präzise beschrieben (was)?
  • Sind alle Beteiligten und Ansprechpartner mit Kontaktdaten genannt (wer)?
  • Wurden die Terminplanung und der Endtermin mit dem Briefingnehmer besprochen (wann)?
  • Ist das Ziel der Maßnahme umrissen (welches Ziel)?
  • Enthält das Briefing alle relevanten Hintergrundinformationen zur strategischen Positionierung des eigenen Unternehmens im Markt?
  • Gibt es einen Termin für das mündliche Rebriefing seitens des Briefingnehmers?
  • Verhalte ich mich als Projektleiter jederzeit vorbildlich gegenüber dem Team und dem Briefingnehmer?
  • Bemühe ich mich um eine Kommunikation auf Augenhöhe mit den Briefingpartnern?
  • Bemühen sich alle Beteiligten darum, im ersten Schritt den Gesprächspartner zu verstehen, dann darum, verstanden zu werden?
  • Ist bei der Beurteilung von Ergebnissen funktionale Kritik, nicht Geschmack entscheidend?
  • Wer gibt die finalen Daten des Briefingnehmers frei?

Tipp

Es ist jedes Mal ein guter und befriedigender Moment, wenn das Projekt, an dem viele Menschen mitunter wochenlang gearbeitet haben, abgeschlossen und die Broschüre, der Katalog, der Flyer, oder worum auch immer es in Ihrem Briefing ging, als fertiges Produkt angeliefert wird. Lassen Sie diesen schönen Moment nicht einfach verstreichen. Bitten Sie alle Beteiligten – wenn möglich auch den externen Briefingpartner – zu einem Treffen und stoßen Sie auf die gelungene Zusammenarbeit an. Das stärkt den Zusammenhalt im Team und das gemeinsame Abschließen und Innehalten schaffen Raum für Neues.

Checkliste als PDF zum Download