Die Top 10 des E-Mail-Schreibens
Die Top 10 des E-Mail-Schreibens
von Kory Kogon
Wie viele E-Mails erhalten Sie an einem durchschnittlichen Tag? Einige Menschen erhalten Tausende, andere Hunderte. Der Durchschnitt erhält etwa 75 E-Mails pro Tag.* Doch die meisten Menschen können nicht mit mehr als 50 E-Mails pro Tag umgehen** - und 50 fühlen sich immer noch wie eine Menge an. Gewiss, eine E-Mail ist binnen Sekunden verschickt, aber das ist noch keine Garantie, dass sie auch binnen Sekunden gelesen wird. Vergessen Sie nicht, dass es immer noch das Telefon gibt, um direkt miteinander zu sprechen. Vielleicht müssen Sie auch nur aufstehen und einmal über den Flur gehen, um zu klären, was zu klären ist. Die Top 10 des E-Mail-Schreibens helfen Ihnen und Ihren Kollegen, Zeit für die Arbeit an wichtigeren Dingen zu gewinnen.
Die Top 10 des E-Mail-Schreibens
1. Fassen Sie sich kurz. Lesen Sie Ihre Mail vor dem Abschicken noch einmal durch und löschen Sie alles, was nicht unmittelbar zum gewünschten Ergebnis beiträgt.
2. Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile. Eine gute Betreffzeile ist wie eine gute Überschrift – sie animiert zum Weiterlesen. Wenn Sie den Adressaten bitten möchten, etwas zu tun, sollten Sie das in die Betreffzeile setzen: »Überprüfung der Budgetaufstellung«.
3. Vermeiden Sie unklare Kurzbetreffs. Niemand möchte eine E-Mail lesen, die lediglich mit »Diverses« überschrieben ist. Bezeichnen Sie möglichst treffend den Inhalt der Mail. Das hilft Ihnen auch, den eigentlichen Text der Mail kurz und bündig zu halten.
4. Behandeln Sie nicht mehrere Dinge. Wenn Sie mehr als ein Anliegen haben, sollten Sie auch mehr als eine E-Mail schicken. Diese Regel vereinfacht die Kommunikation und erspart es uns, lange Mails zu verschicken.
5. Verzichten Sie auf die Verwendung des Prioritätsfelds (wie »!« oder »!!«). Was für Sie wichtig ist, ist nicht unbedingt wichtig für andere. Setzen Sie stattdessen auf die Aussagekraft Ihrer Betreffzeile.
6. Verfassen Sie zunächst den Text Ihrer Mail und setzen Sie erst dann den oder die Adressaten ein. Beinahe instinktiv füllen wir zuerst das Adressfeld aus. Gewöhnen Sie sich an, diesen Schritt erst ganz am Ende zu tun. Den meisten Menschen ist es schon passiert, dass sie eine Nachricht versehentlich abschickten, bevor sie fertig war. Das kann unter Umständen sehr peinlich sein. Riskieren Sie nicht Ihre Karriere, nur weil Sie in der Hektik des Augenblicks auf Senden statt auf Anhängen oder Speichern geklickt haben.
7. Erwähnen Sie zuerst die Dinge, die zu tun sind. Die Menschen neigen dazu, nur den ersten Absatz zu lesen, selbst wenn der Rest weitere wichtige Informationen enthält. Warten Sie mit dem Kern Ihrer Botschaft also nicht bis zum Schluss.
8. Stellen Sie klar, wen genau Sie um was genau bitten. Wenn Ihre Nachricht an mehrere Adressaten gerichtet ist (inklusive »cc«) und Bitten enthält, sollten Sie genau auflisten, wen Sie um was bitten. Seien Sie konkret und erwähnen Sie auch eine Frist.
Zum Beispiel:
An: Paul
CC: Matthias, Albert, Theo
Paul, könntest du bitte das beigefügte Dokument im Änderungsmodus durchsehen und bis Freitag dieser Woche an die Korrektur weiterleiten?
Theo, Matthias, Albert, das ist nur zu Eurer Info. Ihr braucht nichts zu tun.
9. Wenn die Botschaft in eine Zeile passt, schreiben Sie sie am besten in die Betreffzeile und fügen Sie »(k.T.)« hinzu. »K.T.« steht für »kein Text« – so wissen die Adressaten, dass sie die Mail nicht zu öffnen brauchen. So sparen alle Beteiligten Zeit.
Beispiel: »Die Sitzung beginnt in 15 Minuten (k.T.).«
10. Notieren Sie unter Ihrer Mail: »Keine Antwort erforderlich«. Natürlich nur, wenn es zutrifft. Ihre Adressaten werden es Ihnen stillschweigend danken.
aus: Die 5 Entscheidungen. Prinzipien für außergewöhnliche Produktivität.
*Radicati Group Report, 2010
**Harris International Report, 2010