"4 Wege zu mehr Zeitkompetenz" von Prof. Dr. Lothar Seiwert und Anjana Ahnfeldt

Menschen mit einem hohen Kompetenzniveau bei Einstellungen & Überzeugungen lassen sich nicht von ihren inneren Zeitdieben beeinflussen, also etwa Perfektionismus, Aufschieberitis, mangelnder Delegation oder fehlendem Nein-Sagen. Beziehen Sie sich hier beispielhaft auf Ihren Perfektionismus. Gehen Sie aber auch gerne einen Schritt weiter und denken Sie über andere innere Zeitdiebe nach: Was hindert Sie an einer optimalen Zeitnutzung?

Einsteiger

Sie würden sich selbst vermutlich als einen Perfektionisten beschreiben. Jede Aufgabe bessern Sie so lange nach, bis sie Ihnen förmlich aus den Händen gerissen wird. Da es Ihre Erwartungshaltung ist, immer möglichst 120 % zu geben, halten Sie sich meist viel zu lange an einer Aufgabe auf. Reduzieren Sie Ihren Anspruch an sich selbst und nehmen Sie so Druck aus Ihrem Arbeiten heraus. Testen Sie Ihre neue Einstellung an kleinen Beispielen.

Fortgeschrittene

Sie streben nach korrekten Ergebnissen, die nahezu bis ins letzte Detail ausgearbeitet sind. Die übertriebene Detailarbeit (z. B. E-Mails ein fünftes Mal Korrektur lesen und farbige Hervorhebungen einfügen) lässt erahnen, dass Sie die 100 % Perfektion erwarten. Vielleicht haben Sie häufig das Gefühl, dass Ihre Leistung nicht gut genug ist. Nehmen Sie Abstand von Ihrer hohen Erwartung an sich selbst und gewinnen Sie so Zeit für andere Dinge.

Erfahrener

Sie wissen, dass Perfektion selten das Ergebnis ist, das erwartet wird. So haben Sie mit der Zeit ein gutes Verhältnis zwischen dem Erstellen von qualitativ hochwertigen Resultaten und dem Abarbeiten vieler Aufgaben erreicht. Wenn Sie merken, dass Sie sich z. B. mit einem unnötigen Feinschliff befassen, beenden Sie dies. Nach Perfektion streben Sie nur noch, wenn die Zeit dies hergibt oder die 100 % wirklich eingefordert werden.

Experte

Sie selbst würden sagen, dass Sie Ihren Perfektionismus sehr gut im Griff haben oder in Ihrem Zeitmanagement erst gar nicht von dieser leistungshemmenden Einstellung betroffen sind. Vielmehr haben Sie erkannt, dass 100 % Perfektion selten wirklich erforderlich ist, um einen richtig guten Job zu machen. Demnach haben Sie einen effektiven Qualitätsanspruch verinnerlicht und stehen Ihrem persönlichen Erfolg nicht selbst im Weg.

Beispiel eines Einsteigers

Peter Perfektionist sitzt abends oft länger im Büro, um Aufgaben noch fertigzustellen. Dann prüft er zum zehnten Mal, ob sich auch wirklich kein Fehler eingeschlichen hat.

Typische Aussage eines Experten

„Ich strebe nach guten, nicht perfekten Ergebnissen. Lieber befasse ich mich dann mit der nächsten Aufgabe.“

Fünf Reflexionsfragen: Ihre Zeitkompetenz in Einstellungen & Überzeugungen

• Sind Ihre Erwartungen an sich selbst zu hoch? Erwischen Sie sich dabei, dass Sie sich immer „kleiner machen“, als Sie sind? Trotz guter Leistung sind Sie nicht zufrieden?
• Sind Ihre Erwartungen an andere zu hoch? Ertappen Sie sich dabei, dass Sie die Arbeit von anderen schnell kritisieren und regelrecht nach Fehlern suchen?
• Schenken Sie Aufgaben zu viel Aufmerksamkeit? Brauchen Sie im Vergleich zu anderen für dieselben Aufgaben sehr viel länger?
• Beginnen Sie manche Aufgaben viel zu spät? Haben Sie Sorge, dass Ihre Ergebnisse nicht gut genug sind, sodass Sie die Bearbeitung mancher Aufgaben aufschieben?
• Wollen Sie sich dem Perfektionismus hingeben? Halten Sie Ihre sehr guten Ergebnisse für ein wesentliches Merkmal Ihrer Kompetenz oder sogar Ihrer Person?

„Ich kenne keinen sicheren Weg zum Erfolg, nur einen zum sicheren Misserfolg – es jedem recht machen zu wollen.“ Plato

Fünf Zeitmanagement-Strategien

• Feinschliff vermeiden: Prüfen Sie während des Arbeitens, ob Ihre aktuelle Tätigkeit wirklich eine Verbesserung des Arbeitsstands bringt. Stoppen Sie, wenn es sich um zeitfressende Detailarbeit handelt.
• Zustände vereinbaren: Legen Sie mit sich oder einem Eingeweihten Regeln bei der Aufgabenbearbeitung fest und definieren Sie Zielzustände vorab.
• Erwartungen herunterschrauben: Versuchen Sie, Ihre hohen Ansprüche und Erwartungen an sich herunterzuschrauben.
• Neuen Maßstab einprägen: „Gut ist besser als perfekt.“ Statt 120 % geben Sie nur noch 80 %. So setzen Sie sich weniger unter Druck.
• Fehler wertschätzen: Betrachten Sie eigene Fehler als Chance. Werten Sie diese als Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung. Menschen machen Fehler – und werden so in ihrem Tätigkeitsbereich besser.

Praxis-Tipp: Seien Sie dankbar für Ihre Erfolge und für alles, was Ihnen Freude bereitet und Sie glücklich macht. Verleugnen Sie niemals Ihre wahre Natur: Nur wenn Sie leben, was Sie sind, können Sie auch erreichen, was Sie wirklich wollen. Hinterfragen Sie aber, ob Ihr Perfektionismus Sie einschränkt, voranzukommen.

Eine hilfreiche Zeitmanagement-Technik, um sich den zeitverschwendenden Effekt von Perfektionismus bewusst zu machen, ist das Pareto-Prinzip (oder 80/20-Prinzip) nach Vilfredo Pareto. Hiernach können Sie mit 20 % Arbeitsaufwand bereits 80 % des Ergebnisses erreichen.

• Definieren Sie Ihre Aufgabe: Nehmen Sie sich eine Aufgabe vor.
• Bestimmen Sie die Grenzen in Prozent: Legen Sie für die Aufgabe das Ergebnis bei 100 % und bei 80 % fest.
• Arbeiten Sie an der Aufgabe: Befassen Sie sich mit der Aufgabe. Gehen Sie hierfür jedoch alle Bereiche nur oberflächlich an, sodass Sie Ihre Arbeitsanforderungen grundsätzlich erreichen und die Aufgabe erfüllen werden.
• Halten Sie inne: Überprüfen Sie bei etwa 20 % Arbeitsaufwand, ob Sie bereits das effizientere Ergebnis (80 %) erreicht haben. Wenn ja, stoppen Sie hier bewusst.
• Beenden Sie die Aufgabe: Genießen Sie den Zeitgewinn – für andere Aufgaben oder arbeitsfreie Momente.