"30 Minuten Effektiv arbeiten im Homeoffice" von Christiane Mahlich

Vereinbarung mit dem Unternehmen

Auch wenn es sich nur um eine vorübergehende Maßnahme handelt, von der wir allerdings den Zeitrahmen nicht kennen, ist es empfehlenswert, mit dem Arbeitgeber eine schriftliche Vereinbarung über die Arbeit im Homeoffice zu treffen. Dazu gehört: die Definition der täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit, die Verteilung der Aufgaben oder auch notwendige Präsenzzeiten im Unternehmen abzusprechen. Außerdem müssen wir telefonische Erreichbarkeiten, Rufumleitungen für externe Anrufe oder die Aktivierung eines Anrufbeantworters abklären. Was außerdem nicht fehlen darf: Erfragen Sie die Nutzung des persönlichen oder firmeneigenen Equipments. Was ist vorhanden und darf von zu Hause genutzt oder muss beschafft werden? Ist meine Internet-Kapazität für die Anforderungen ausreichend? Welche Datenschutzmaßnahmen gilt es zu treffen? Außerdem ist es wichtig, die notwendige Vernetzung mit dem Unternehmen zu überprüfen, abzusprechen und eventuell einzurichten. Falls das nicht befriedigend möglich ist, müssen Alternativen geprüft werden. Vielleicht kann/muss die IT-Abteilung unterstützen?

Datenschutz

Wer firmenrelevante Daten oder Papiere bearbeitet, ist in der Pflicht sicherzustellen, dass diese Unterlagen nicht für Dritte (dazu zählen auch Familienmitglieder) zugänglich sind. Wenn die Aufbewahrung von schriftlichen Unterlagen in einem separaten Schrank nicht möglich ist, leistet auch ein abschließbarer Koffer oder Rollcontainer gute Dienste. Idealerweise bekommen die Mitarbeiter für Zuhause einen Firmenlaptop, mit dem sie sicher arbeiten können. Aber das ist nicht immer auf die Schnelle möglich. Auf jeden Fall sollte bei eigenen Geräten eine Festplattenverschlüsselung gegeben sein. Vielleicht kann auch eine VPN Verbindung ins Firmennetz eingerichtet oder auf einen Terminalserver Zugriff gewährt werden. In den meisten Firmen wird die IT-Abteilung hier Unterstützung leisten können.

Von der Zeitplanung zur Zeitkompetenz

Trotz Absprache der Arbeitszeiten fällt die Mission Homeoffice manchen Führungskräften nicht so leicht. „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ steckt einfach oft noch in vielen Köpfen drin. Im Vordergrund steht daher idealerweise immer die Zielerreichung und nicht die Zeitkontrolle. Das sollte aber auch nicht dazu führen, dass wir uns selbst überfordern und länger arbeiten als normalerweise im Büro. Je klarer unsere Planung ist, desto sicherer werden wir auch unser Pensum schaffen. Am besten priorisieren wir Aufgaben und vermeiden Aufschieberitis. Disziplin ist auch in unruhigen Phase wichtiger denn je. Was ist Ihr Kerngeschäft? Was müssen Sie unbedingt erledigen? Wie lange wird es vermutlich dauern? Schreiben Sie es auf und halten Sie sich an Ihren Plan.

Wer den Zeitbedarf für seine Arbeit nicht gleich einschätzen kann, sollte sich für die jeweilige Aufgabe ein Zeitfenster setzen und hinterher prüfen, wie sicher er in seiner Einschätzung war. Damit fällt die Planung des Zeitbedarfs mit jedem Mal leichter. Ein positiver Nebeneffekt: wir minimieren das Konfliktpotential wegen der zeitlichen Nutzung von zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten.

Nein Sagen

Normalerweise führt die Arbeit im Homeoffice zu mehr Ruhe und Konzentration im Vergleich zum hektischen Büroalltag. Wenn nun aber mehrere Familienmitglieder ständig zu Hause sind, ist oft das Gegenteil der Fall. Da ist manchmal das Nein-Sagen unumgänglich, um in Ruhe arbeiten zu können. Damit wir aber nicht jede Frage grundsätzlich ablehnen, benutzen wir bei Störungen am besten die Formulierung: „Ja, mache ich gerne … In einer halben Stunde habe ich Zeit.“ Das verstehen auch kleinere Kinder und wir können unsere Aufgabe in Ruhe zu Ende führen.

Da auch der persönliche Kontakt mit anderen Familienmitgliedern und Freunden zur Zeit nicht möglich ist, bleibt meist nur das Telefon oder die sozialen Medien. Besonders in diesen „kontaktlosen“ Zeiten wächst der Wunsch nach telefonischem Austausch. Da aber viele nun im Homeoffice arbeiten, ist das eine weitere Herausforderung, diese fremdverursachten Störungen zu vermeiden. Idealerweise verabreden wir uns daher gezielt zu Telefonterminen und legen Zeiten dafür fest. So vermeiden wir ungewollte Arbeitsunterbrechungen, die uns immer wieder aus einer Tätigkeit herausreißen.

Multiworking vermeiden

Immer eins nach dem anderen machen! Wenn wir uns auf einen Vorgang konzentrieren müssen, schauen wir lieber nicht mit einem Auge auf die Kinder. Und wenn wir gerade mit unserer Frau oder unserem Mann reden, lesen wir dabei keine E-Mails. Nur wenn wir uns voll auf eine Sache konzentrieren, können wir sie auch erfolgreich abschließen. Wenn Mittagszeit ist, oder wir mit dem Hund Gassi gehen, ist es ratsam, nicht nebenher mit dem Chef oder Kollegen zu telefonieren, sondern Pause zu machen. So sorgen wir für Entschleunigung. Der Alltag mit seinen neuen Arbeitsanforderungen und Abläufen ist herausfordernd genug. 

Geben Sie sich auch im Homeoffice klare Strukturen

Da der Weg zur Arbeit wegfällt, können wir uns vielleicht sogar eine Stunde mehr Schlaf gönnen. Hüten Sie sich aber vor dem persönlichen Schlendrian. Zu Hause zu bleiben heißt nicht, dass wir den ganzen Tag im Schlafanzug rumsitzen sollten. Am besten tun wir so, als könnte jederzeit der Chef vor der Tür stehen oder wir kurzfristig ins Büro müssen. Das heißt, sich genauso anzuziehen als wenn wir aus dem Haus gehen würden. Dann sind wir automatisch im Arbeitsmodus.

Manchmal bedeutet eine Stunde länger schlafen auch, abends eine Stunde länger arbeiten zu müssen. Wenn dann noch diverse Ablenkungen und Unterbrechungen im Tagesverlauf dazu kommen, sind wir ganz schnell aus dem Arbeitsrhythmus rausgerissen und müssen uns mit mehr Zeitaufwand jedesmal wieder in unsere Aufgabe einarbeiten. Vermeiden wir deshalb, dem inneren Schweinehund nachzugeben, wenn er uns zu ungeplanten Aktionen verleiten will. Stattdessen halten wir besser die vereinbarten Strukturen ein. Bisher war ja auch festgelegt, wer wann aufsteht, ins Bad geht, Frühstück macht, mit dem Hund Gassi geht etc. Es ist ebenfalls ratsam, die Länge der Mittagspause zu definieren und einzuhalten. Den restlichen Tag müssen wir ohnehin für alle neu organisieren.

Pausen machen

Auch bei der Arbeit daheim sind Pausen wichtig, um die Konzentration beizubehalten. Wenn wir in einem abgeschlossenen Raum unserer Tätigkeit nachgehen oder allein zu Haus arbeiten, können wir uns vermutlich gut abschotten, indem wir einfach die Tür zu machen oder nicht ans Telefon gehen. Wenn wir aber im „offenen“ häuslichen Bereich arbeiten, wo andere Familienmitglieder ein- und ausgehen, wie in der Küche oder dem Wohnzimmer, sieht es schon schlechter aus. Versuchen Sie daher, Zeiten zu definieren, in denen Sie wirklich in Ruhe gelassen werden, damit Sie konzentriert arbeiten können. Um das eindeutig zu signalisieren, können wir zum Beispiel eine Ampel an der Küchentür anbringen. Bei rot ist der Eintritt unerwünscht, bei grün darf der Raum betreten werden. In diesem Fall können wir eine Unterbrechung auch gleich für eine kurze Pause nutzen, um uns einen Kaffee zu machen oder ein kurzes Schwätzchen zu halten.

Abgrenzung zum Familienalltag

Auch wenn sich alles in den privaten Räumen abspielt, sollte wir eine Abgrenzung zum Privatleben vornehmen. Genauso wie wir bisher morgens das Haus verlassen haben, um in die Firma zu fahren, sucht wir nun den Arbeitsplatz zu Hause auf. Und genauso wie wir mittags zum Essen in die Kantine gegangen sind, machen wir nun eben gemeinsam in der Küche oder dem Esszimmer Pause. Auch für das Arbeitsende sollte wir uns eine Deadline setzen. Wenn wir sonst um siebzehn Uhr Feierabend gemacht haben, können wir uns diese Zeit auch für zu Hause vornehmen. Hier haben wir sogar den Vorteil, dass wir schon Zuhause sind und den Feierabend somit direkt genießen können. Den gleichen Effekt hat auch der Wegfall des morgendlichen Anfahrtsweges. Wer morgens gemütlich frühstückt, kann vielleicht sogar eine halbe Stunde länger schlafen, weil er oder sie fünf Minuten später schon arbeitsfähig ist.

Wenn Konflikte auftreten

Nicht immer werden die Arbeit im Homeoffice und die familiären Absprachen direkt reibungslos funktionieren. Bevor sich aber Unmut breit macht und zu Unzufriedenheit oder gar Streitereien führt… reden Sie miteinander. Führen Sie in der ersten Woche zum Beispiel abends eine halbe Stunde Feedbackgespräch ein. Da kann jeder seine Erfahrungen mitteilen und Wünsche für Änderungen äußern. So können Abläufe geändert oder angepasst werden.

Da wir momentan nicht wissen, wie lange die Ausnahmesituation dauern wird, ist zügiges und konstruktives Handeln erforderlich. Im Gegensatz zu der geplanten, vorbereiteten und mit dem Arbeitgeber abgesprochenen Arbeitsverlagerung müssen wir jetzt oft spontan entscheiden. Auch wenn die Dauer des Arbeitens im Homeoffice momentan noch nicht abzuschätzen ist, sollten mit dem Unternehmen schriftliche Vereinbarungen bezüglich Equipment, Datenschutz, Haftung, etc. getroffen werden. Wer selbständig ist oder bereits im Homeoffice gearbeitet hat – wenn vielleicht auch nur zeitweise – hat den Vorteil, bestimmte Abläufe schon zu kennen und sich Strukturen geschaffen zu haben, die ihm jetzt zu Gute kommen. Wer neu mit dem Thema konfrontiert wird, muss organisatorisches Talent und Selbstdisziplin beweisen. Die persönliche Arbeitsmethodik ist dabei eines der wichtigsten Werkzeuge.