So geht Büro heute! von Jürgen Kurz und Marcel Miller

Eine effiziente Büroorganisation wurde bislang noch nicht durch den alleinigen Einsatz von Outlook erreicht. Denn vor das „Womit“ gehört unweigerlich die Klärung des „Wie“. Deshalb bieten Jürgen Kurz und Marcel Miller mit der Methode des Büro-Kaizen® ein Tool für schlanke Prozesse im täglichen Büro-Workflow. In ihrem Praxisbuch So geht Büro heute! stellen sie die Methode vor – hier können Sie sie bereits lesen!

Der digitale Büro-Kaizen®-Workflow

Posteingang

Alles beginnt mit dem Posteingang – der Ort, an dem möglichst alles gebündelt zu uns kommt. Die ausschließliche Funktion des Posteingangs ist dabei die Schnittstelle zur Außenwelt. Hier sehen wir, was neu hereingekommen ist. Auch wenn das mal viel ist – der Überblick hilft.

Verarbeitung

Viele Menschen verwenden den Posteingang als „running To-do-list“. Doch sollen E-Mails nicht gecheckt werden, um anschließend im Posteingang liegen zu bleiben. Haben wir eine Mail geöffnet, sind wir deshalb schon beim Punkt Verarbeitung.

Verarbeiten heißt, einen der fünf Schritte zu gehen:

  • E-Mail löschen
  • E-Mail weiterleiten
  • E-Mail archivieren
  • E-Mail erledigen
  • E-Mail terminieren

Das Löschen, Weiterleiten sowie Archivieren dauert in der Regel pro E-Mail deutlich weniger als eine Minute. Für das sofortige Erledigen von Mails haben wir uns die Zeitgrenze von fünf Minuten gesetzt. Das heißt: Jede Mail, die wir in fünf Minuten final bearbeiten können, erledigen wir sofort. Mails, deren Bearbeitung langer dauert, werden terminiert, da die Tagesplanung meist keine Zeit lässt, diese Dinge sofort zu er ledigen.

Geht es bei einer E-Mail um einen Termin, dann wird sie in einen Termin umgewandelt. Geht es um eine Aufgabe, dann wird eine Aufgabe daraus gemacht.

Enthalt eine E-Mail eine Information, die wir festhalten mochten, fragen wir uns zunächst, ob die Info zu einem Termin oder einer Aufgabe gehört. Ist dies der Fall, wird die Information (oder gleich die ganze Mail) kopiert und ins Notizfeld des zugehörigen Termins bzw. der Aufgabe gelegt. Ist die Information komplexer, wird sie innerhalb von OneNote in das zugehörige Notizbuch in den passenden Abschnitt gelegt.

Ablage

Enthalt die E-Mail eine Datei, stellt sich die Frage, ob die Ablage bei uns selbst oder in einem Team-Ordner erfolgen soll. Für die Antwort ist entscheidend, wer die Information alles benötigt. Sind Dateien für mehrere Personen im Unternehmen relevant, müssen sie an einer Stelle abgelegt werden, auf die alle Beteiligten Zugriff haben – durch das Ablegen in OneDrive und das Erteilen der nötigen Freigaben werden Doppelablagen vermieden.

Sind die eingetroffenen E-Mails verarbeitet, haben wir wieder den Überblick, „was in der Pipeline ist“ – ein tolles Gefühl!

Termine und Aufgaben

Die Verwaltung bzw. Steuerung der Termine und Aufgaben erfolgt nicht durch den Posteingang und auch nicht durch den Kopf, sondern verlässlich mit dem Outlook-Kalender sowie der Outlook-Aufgabenliste.

Wochenplanung der anstehenden Termine und Aufgaben

Am Ende einer Arbeitswoche machen wir die Grobplanung für die kommende Woche. Der Aufwand dafür betragt etwa zehn Minuten.

Die kombinierte Termin-Aufgaben-Ansicht liefert dabei eine nützliche Übersicht über die anstehenden Termine und Aufgaben. Wir sehen, wo Engpasse sind oder noch freie Zeit ist. So lasst sich erkennen, dass für bestimmte Tage bereits zu viel eingeplant ist. Schon im Vorfeld können wir jetzt entscheiden, welche Aufgaben wir auf später verschieben, um diese Engpässe etwas zu entschärfen.

Bei der Wochenplanung schauen wir auch unsere Ziele und die Liste unserer Ideen durch und reservieren für die Arbeit daran Zeitfenster. So ein Eintrag kann „Termin mit sich selbst“ heißen.

Wichtig: Bei einer gelungenen Wochenplanung ist am Ende nicht die gesamte Arbeitszeit verplant. Jeder benötigt unbedingt einen Puffer für die Überraschungen des Arbeitsalltags.

Tagesplanung der anstehenden Termine und Aufgaben

Am Vorabend eines Arbeitstages nehmen wir uns fünf Minuten Zeit für die Tagesplanung. Jetzt geht es um die Feinplanung. Wir prüfen, nochmals, ob nicht zu viele Aufgaben für den Tag eingetragen sind. Anschließend entscheiden wir: Mit welcher Aufgabe fange ich am Morgen an? Was ist die zweite Aufgabe?

Wir legen also die Reihenfolge der Aufgaben fest. Das geht in Outlook einfach per „Drag & Drop“.

Bei der Tagesplanung gilt es, zwei Hauptprobleme zu meiden:

  • Der Umfang der Aufgaben wird falsch eingeschätzt – man plant sich zu viel pro Tag ein.
  • Die Priorität ist falsch zuerst werden angenehme Aufgaben erledigt, statt mit den wichtigen Aufgaben zu beginnen.

Bei der normalen Tagesarbeit haben wir in der Outlook-Hauptansicht auf der rechten Seite die nächsten Termine und die nächsten Aufgaben eingeblendet. Das ist unser Management-Cockpit. Nach Abschluss einer Aufgabe loschen wir diese. Danach kommt dann die nächste Aufgabe auf der Liste dran.

Am Anfang muss man sich daran gewöhnen, regelmäßig am Tag auf die Planungstools zu schauen. Da beide in der Hauptansicht eingeblendet sind, ist das leicht:

  • Kalender: Was sind die nächsten Termine heute?
  • Aufgabenliste: Was ist die nächste Aufgabe heute?

Kommen während des Tages neue Aufgaben dazu, werden diese unmittelbar in die Aufgabenliste übernommen. Weil neue Aufgaben gleich mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden, sind Wochenplanung und Tagesplanung später so rasch wie skizziert zu erledigen. Die Planung erfolgt im Prinzip laufend – beim Anlegen jeder Aufgabe schaut man, wann diese erledigt werden muss und wo noch freie Zeitfenster sind.

Nicht erledigte Aufgaben bekommen vor Feierabend gleich ein neues Fälligkeitsdatum. Bei Kunden sehen wir oft , dass sie nicht erledigte Aufgaben nicht neu terminieren. Dann werden sie rot und beim aktuellen Tag angezeigt. Sind irgendwann zu viele Aufgaben rot (=überfällig), fehlt der Überblick. Das ist ein Grund, warum viele wieder aufhören, die Aufgabenliste konsequent zu nutzen. Wenn nach unserer Systematik die Aufgabenliste immer aktuell ist (und damit übersichtlich bleibt), funktioniert sie sehr gut.

Die Autoren

Jürgen Kurz ist Geschäftsführer der tempus GmbH und der Büro-Kaizen® GmbH. Er gilt als führender Experte in Sachen Büro-Effizienz. Mit seiner Hilfe konnten bereits Tausende Unternehmen aller Größenordnungen die Verwaltung optimieren und die Chancen der Digitalisierung nutzen. Die tempus GmbH wurde wiederholt, zuletzt 2018, als bester Arbeitgeber in Baden-Württemberg (zehn bis 49 Mitarbeiter) ausgezeichnet (Great Place to Work®). Jürgen Kurz ist Autor der Bücher "Für immer aufgeräumt" und "Für immer aufgeräumt – auch digital".

Marcel Miller ist Bereichsleiter Büro-Kaizen digital und Mitglied der Geschäftsleitung der tempus GmbH. Seine Schwerpunkte als „Experte für digitale Organisation“ (Wirtschaftswoche) liegen in den Bereichen Büro-Kaizen, Prozessoptimierung sowie effektives Arbeiten mit Outlook und OneNote. In Seminaren und Beratungen begeistert er die Menschen damit, dass er praktikable Lösungen für ein erfolgreiches digitales Arbeiten für jeden ganz individuell zur Hand hat. „Digitaler Minimalismus“ ist sein Motto. Sein YouTube-Kanal Büro-Kaizen digital hatte schon wenige Monate nach dem Start eine sechsstellige Zahl von Aufrufen.